Blogi: Kuvien merkityksestä

07/05/2021

Viime syksynä kirjoitin artikkelin siitä, kuinka sanoilla on suuri merkitys IT-järjestelmiä määriteltäessä. Monimerkityksiset lauseet, slangi ja lyhenteet, liiallinen tarinointi ja kielimuuri aiheuttavat monasti ymmärtämisvaikeuksia. Tekstejä joudutaan tarkastamaan ja muokkaamaan paljon, jotta niistä saadaan selkeät ja ymmärrettävät eri osapuolille.

Kaikki tämä vie aikaa ja resursseja. Tähän haasteeseen olisi kuitenkin helppo ratkaisu, jota käytämme aivan liian harvoin. Miksi emme piirtäisi selventävää kuvaa tai kaaviota?

Kuvat ovat yleismaailmallisesti ymmärrettäviä, joten niiden viesti välittyy varmemmin vaikka lukija ei ymmärtäisikään kaikkia tekstejä tarkasti. Etenkin asioiden riippuvuuksien esittäminen on usein jopa paljon helpompaa erilaisten visuaalisten kaavioiden ja taulukoiden kuin pelkän tekstin avulla. Joillakin meistä on hyvä visuaalinen muisti jolloin graafisesti havainnollistetut mallit jäävät helpommin mieleemme.

Minkälaisen kaavion tekisin?

Kaavioita ja malleja on tietysti monenlaisia. IT-järjestelmien alueella yleensä halutaan piirtää kuva toiminnasta (prosessista) tai järjestelmistä ja niiden keskinäisistä suhteista (arkkitehtuureista). Tässä keskityn nyt lähinnä prosessien kuvaamiseen, koska ne tulevat useimmiten vastaan määrittelytöissä. Hyvät arkkitehdit osaavat yleensä visualisoida järjestelmiä kyllä ja tykkäävät sitä tehdä.

Prosessit voivat olla liiketoimintaprosesseja, jotka kiinnostavat asiakkaita, tai sitten teknisempiä järjestelmien toimintaa kuvaavia. Samat periaatteet pätevät kuitenkin. Aika usein ajatellaan, että piirretään vain laatikoita ja nuolia ja sillä hyvä. Tämä on tietysti parempi kuin ei mitään, mutta oikeasti iso sudenkuoppa vähänkin haastavammissa tilanteissa. Mietitäänpä vaikka näitä kysymyksiä:

  • Mitä laatikot kuvaavat: tehtäviä, tekijöitä, vai tuotoksia?
  • Mistä prosessi alkaa ja mihin päättyy?
  • Onko siinä erilaisia kulkuja tiettyjen ehtojen täyttyessä?
  • Onko samanaikaisia tehtäviä, toistuvia juttuja, tms?

Oma suosikkini prosessien mallinnuksessa on BPMN - Business Process Model and Notation. Se on mallina riittävän havainnollinen, jotta sitä voi pääosin ymmärtää ilman suurempaa perehtyneisyyttä. Toisaalta siinä on mahdollisuus detaljien kuvaamiseen tarkemmin, jos tarvetta tulee.

Eri tyyppisiä työkaluja BPMN-kaavioiden tuottamiseen on myös runsaasti tarjolla, paljon ilmaisiakin. On työasemaan asennettavia, verkossa toimivia tai wiki-järjestelmien plugareita.

Alla malliksi yksinkertainen esimerkki katselmointiprosessista.

Yksi mainio ominaisuus näissä malleissa on se, että niitä voi tutkia ja simuloida liikuttelemalla kuviteltua pelinappulaa (tai useampaa) mallissa. Tämä on mielestäni myös kriteeri, mistä voi tunnistaa hyvän prosessimallin. Esimerkin mallissa tarvitaan kaksi nappulaa, koska rinnakkainen portti (+-merkitty salmiakki) haarauttaa prosessin.

Esteitä

Miksi käytämme kaavioita tai prosessimallinnusta niin vähän, vaikka siitä olisi monissa tapauksissa selkeää hyötyä? Syitä voi olla esimerkiksi seuraavia:

  1. Tiedon tai osaamisen puute. Ajatellaan, että mallintaminen on jotenkin erityisen vaikeaa tai työlästä. Ei tunneta uusia välineitä tai malleja riittävän hyvin.
  2. Ennakkoluulot. Mallintamisella voi olla huono maine. On totta, että 2000-luvun alkuvuosina alalla vallitsi iso innostus mallintamiseen ja sitä tehtiin monissa organisaatioissa oikein hartaasti. Monet harjoitukset epäonnistuivat ylisuurien odotusten ja lupausten takia ja hyvätkin käytännöt hylättiin. Voidaan myös väittää, että ketterässä kehittämisessä ei tarvittaisi mallintamista. Oikeasti optimi on tietysti jossakin näiden ääripäiden välillä.
  3. Talon tavat. Jos kaavioiden tai mallien käyttö ei ole yksinkertaisesti kuulunut tapaan toimia, kynnys käyttöönottoon voi olla korkea.
  4. Kiire. Ajatellaan, että kuvan piirtäminen on liian vaikeaa ja siihen kuluu liikaa aikaa. Sepustetaan vaikeasti ymmärrettäviä tarinoita ja sittenhän meillä kohta onkin kiire, kun joudumme niitä selittämään ja korjaamaan.

Askel eteen

Nyt kannattaakin kokeilla tätä, vaikeaa se ei ole. Ehdota mallintamista työtoverillesi tai esimiehellesi. Harvoin perusteltuja ehdotuksia lytätään, ja sitten vain testaat hommaa käytännössä. Voit yllättyä positiivisesta palautteesta, jota saat kun kollegat ihastelevat aikaansannoksiasi. Miksi tätä ei kokeiltu aiemmin!

Linkkejä

Tässä vielä muutamia linkkejä hyviin työkaluihin ja muihin saitteihin, joissa on lisää tietoa.

  • Bizagi Modeler, ilmainen BPMN-työkalu Windows-ympäristöön
  • Cawemo, verkossa toimiva BPMN-mallinnusväline
  • Gliffy, yleinen verkossa toimiva piirtotyökalu. Tukee myös BPMN:ää ja saatavilla Confluence plugari
  • BPMN Quick Guide, pika-opas